PÔLE EXCELLENCE ET SOLUTIONS AFRIQUE - SASU
RCCM GN.TCC.2025.B.08499 · NIF 651326639 · Service PEXSA Voyage
1. Principes de traitement
Chaque traitement doit avoir une finalité déterminée, reposer sur un fondement identifié, utiliser les seules données nécessaires et n’être accessible qu’aux personnes ayant un besoin professionnel. PEXSA recherche l’exactitude, la confidentialité, la traçabilité, la limitation de conservation et le respect des droits.
2. Registre public simplifié
Les durées ci-dessous constituent les règles opérationnelles de référence. Une obligation légale, une réclamation, un contentieux, une demande d’autorité ou la protection d’une personne peut justifier une conservation plus longue en archivage restreint.
| Traitement | Finalité et fondement | Accès / destinataires | Durée de référence |
|---|---|---|---|
| Prospects, simulations et consultations | Répondre, analyser et planifier. Demande et mesures précontractuelles. | Équipe commerciale et conseillers autorisés. | 24 mois après le dernier contact, sauf conversion en client ou opposition justifiée. |
| Clients, contrats et dossiers | Exécuter l’accompagnement et établir la preuve. Contrat et obligations légales. | Équipe chargée du dossier, direction et tiers nécessaires. | Durée active du dossier, puis archivage probatoire jusqu’à 5 ans, sauf délai légal supérieur. |
| Passeports et pièces de procédure | Constituer et transmettre le dossier demandé. Contrat. | Chargés de dossier et organisme destinataire. | Durée du dossier puis suppression ou archivage sélectif dans les 12 mois suivant sa clôture, sauf nécessité prouvée. |
| Données médicales ou très sensibles | Organiser le service médical ou la procédure spécifique. Nécessité contractuelle et consentement explicite lorsque requis. | Personnel strictement autorisé et établissement ou autorité désignée. | Durée strictement nécessaire, avec revue au plus tard 6 mois après la clôture opérationnelle. |
| Facturation, paiements et comptabilité | Facturer, encaisser, auditer et respecter les obligations comptables. | Finance, direction, auditeurs et autorités habilitées. | 10 ans pour les livres et pièces justificatives comptables applicables. |
| Consentements et contrats électroniques | Prouver l’information, le choix et l’engagement. Obligation de preuve et intérêt légitime. | Direction et personnes autorisées en cas de contrôle ou litige. | Durée de la relation puis 5 ans, ou durée du litige si elle est plus longue. |
| Comptes, accès et sécurité | Authentifier, attribuer les permissions et prévenir les abus. Sécurité et intérêt légitime. | Administrateurs habilités. | Durée du compte ; journaux de sécurité courants jusqu’à 12 mois, sauf incident. |
| Demandes relatives aux droits | Vérifier l’identité, répondre et prouver la décision. Obligation légale et défense d’un droit. | Responsables confidentialité autorisés. | 5 ans après la clôture de la demande, avec accès restreint. |
| Travailleurs et collaborateurs | Gérer les accès, missions, obligations et preuves de confidentialité. | Direction, administration et finance selon nécessité. | Durée de la collaboration puis archivage selon obligations sociales, comptables et contentieuses. |
3. Données sensibles et documents à risque
Les informations médicales, biométriques, financières détaillées, données de mineurs, documents d’identité et antécédents personnels font l’objet d’un accès renforcé. Ils ne doivent pas être copiés sur un appareil personnel, envoyés à un contact non vérifié ni conservés dans un canal non autorisé.
PEXSA ne demande jamais au client de fabriquer, modifier ou dissimuler un fait dans un document. Toute pièce suspecte peut entraîner la suspension du traitement, une demande d’explication ou la fin du service conformément au contrat.
4. Transferts internationaux et sous-traitants
Pour une demande de visa, d’admission, d’immigration, de voyage ou de traitement médical, la transmission internationale peut être indispensable. PEXSA documente la finalité, le destinataire et les catégories de pièces, puis transmet uniquement ce qui est nécessaire. Les prestataires techniques sont choisis en tenant compte de la sécurité, de la confidentialité et de leurs engagements contractuels.
5. Fin de conservation
À l’échéance, la donnée est supprimée, anonymisée ou isolée dans une archive à accès limité. Une demande de suppression ne permet pas d’effacer une facture, un reçu, un contrat, un journal de sécurité ou une preuve encore soumise à une obligation de conservation. Dans ce cas, l’usage courant est bloqué et l’accès reste limité au motif d’archivage.
6. Incidents, audit et contrôle interne
Les travailleurs doivent signaler sans délai une perte de document, un envoi au mauvais destinataire, une consultation injustifiée, un compte compromis ou toute divulgation. PEXSA conserve un historique des demandes de droits, des décisions et des actions administratives pertinentes afin de contrôler la conformité et d’établir les responsabilités.
Le cadre de référence comprend notamment la Loi guinéenne L/2016/037/AN relative à la cybersécurité et à la protection des données à caractère personnel, la Loi L/2016/035/AN relative aux transactions électroniques et les règles OHADA applicables.